REGULAMIN Programu Mentoringowego

 

§ 1. Postanowienia ogólne

 
  1. Niniejszy regulamin określa zasady udziału w II edycji Programu Mentoringowego organizowanego przez IIBA Poland Chapter.
  2. Użyte w regulaminie zwroty oznaczają:
  • Organizator – IIBA Poland Chapter;
  • Mentoring – usługa polegająca na wsparciu przez Mentora osiągania celów zawodowych przez Mentee, przy wykorzystaniu potencjału Mentee i doświadczenia Mentora;
  • Mentor – osoba biorąca udział w Programie Mentoringowym w charakterze nieodpłatnego uczestnika, świadczącego nieodpłatnie usługi mentoringu dla Mentee;
  • Mentee – osoba biorąca udział w Programie Mentoringowym w charakterze odpłatnego uczestnika, pobierającego usługi mentoringu od Mentora;
  • Opiekun Merytoryczny – osoba sprawująca opiekę merytoryczną nad prawidłowym przebiegiem Programu Mentoringowego oraz warsztatów merytorycznych;
  • Program – oznacza program mentoringowy organizowany przez Organizatora na warunkach określonych w niniejszych Regulaminie II edycji Programu Mentoringowego;
  • Sesje mentoringowe – indywidualne spotkania Mentora i Mentee, podczas których świadczone są przez Mentora usługi mentoringu dla Mentee;
  • Zgłaszający do Programu, zwany dalej Zgłaszającym – osoba fizyczna lub prawna, zobowiązana do uiszczenia należności za swój udział w Programie lub delegująca Mentees z organizacji; Opłata administracyjna – opłata za udział w Programie, obowiązująca uczestników biorących udział jako Mentee; Zgłoszenie – wypełniona przez Mentee oraz Mentora aplikacja do udziału w Programie Mentoringowym za pośrednictwem formularza online zamieszczonego na stronie internetowej https://www.poland.iiba.org/  (przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem do Programu).
  • RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
 

§ 2. Zgłoszenie udziału do Programu Mentoringowego

 
  1. Rekrutacja trwa od 11.09.2024 12:00 r. do 15.11.2024 r. 23:59.
  2. Zgłoszenia udziału można dokonać poprzez Formularz Zgłoszeniowy na stronie internetowej Organizatora pod adresem: https://poland.iiba.org/.
  3. Przesłanie wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z zobowiązaniem do udziału w Programie w przypadku pozytywnego wyniku procesu kwalifikacji oraz do przestrzegania niniejszego Regulamin.
  4. W  przypadku Mentee przesłanie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne także ze zobowiązaniem do wniesienia Opłaty administracyjnej w przypadku pozytywnego wyniku procesu kwalifikacji.
  5. Po przesłaniu Formularza Zgłoszeniowego aplikujący do Programu otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.
  6. Informacja o kwalifikacji do Programu oraz dane osoby wybranej do współpracy w wyniku procesu parowania zostaną wysłane w formie elektronicznej (email wskazany w Zgłoszeniu) do Mentora i Mentee po zakończeniu procesu parowania, tj. najpóźniej do 27.11.2024, a w przypadku ewentualnych zmian w parach – do daty rozpoczęcia programu, tj. 03.12.2024
  7. Opłatę administracyjną Zgłaszający zobowiązany jest wnieść na rachunek bankowy nr 17109023980000000155171631 (Stowarzyszenie IIBA Poland chapter) najpóźniej do dnia 30.11.2024 W tytule płatności należy podać nr faktury.
 

§ 3. Warunki kwalifikacji do Programu

 
  1. W związku z ograniczoną ilością miejsc, realizator Programu Mentoringowego zastrzega możliwość, że nie wszyscy aplikujący do Programu będą do niego przyjęci, a brak przyjęcia nie zobowiązuje Organizatora do udzielenia wyjaśnień przyczyn odmowy.
  2. Decydujące znaczenie przy kwalifikacji uczestników będzie miał dobór optymalnych par Mentor – Mentee na podstawie Formularzy Zgłoszeniowych, następujący w wyniku pracy Zespołu Projektowego Programu i według metody będącej własnością intelektualną Organizatora.
  3. W przypadku wątpliwości co do doboru najlepszej osoby do współpracy w parze mentoringowej Organizator zastrzega sobie prawo do uzyskania dodatkowych informacji drogą telefoniczną lub mailową.
  4. Osoby, które prześlą Zgłoszenie po terminie zamknięcia rekrutacji lub też nie zostaną im dobrane pary w procesie doboru par mentoringowych, będą umieszczone na liście rezerwowej i mogą zostać zaproszone do udziału w Programie w przypadku pojawienia się takiej możliwości w późniejszym terminie.
 

§ 4. Warunki realizacji Programu Mentoringowego

 
  1. Udział w Programie obejmuje:
  • opiekę merytoryczną Opiekunów Merytorycznych, w tym możliwość konsultacji w przypadku trudności czy wyzwań pojawiających się w procesach mentoringowych,
  • prowadzenie projektu przez koordynatora Organizatora,
  • dostęp, w trakcie trwania Programu, materiałów merytorycznych;
  • min. 6 indywidualnych sesji mentoringowych w parze Mentor – Mentee (10h),
  • w przypadku Mentee: 5 warsztaty merytoryczne, 1 wspólne spotkanie Mentorów & Mentees oraz otwarcie i zamknięcie Programu,
  • w przypadku Mentora: 5  warsztaty merytoryczne, 4 zdalne interwizje, 1 wspólne spotkanie Mentorów & Mentees oraz otwarcie i zamknięcie Programu,
  • materiały szkoleniowe,
  • dyplom ukończenia Programu Mentoringowego.
 
  1. Warsztaty i spotkania w ramach Programu Mentoringowego przeznaczone są dla wszystkich Mentees i Mentorów zakwalifikowanych do Programu.
  2. Spotkania w ramach Programu Mentoringowego będą realizowane:
  • zgodnie z harmonogramem projektu przekazanym przez Organizatora przy informacji o kwalifikacji do Programu,  
  • w formie warsztatu on-line,
  1. Opłata administracyjna obowiązuje Mentee. Jej wysokość wynosi: 477,60 zł dla członków IIBA Poland Chapter i 597zł dla pozostałych uczestników.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu startu Programu Mentoringowego z ważnych przyczyn niezależnych od organizatora w terminie do 15 dni roboczych przed rozpoczęciem Programu. Uczestnicy zostaną o tym niezwłocznie poinformowani drogą elektroniczną (e- mailem na adres wskazany w Zgłoszeniu)
  3. W przypadku, gdyby rozpoczęcie Programu lub warsztat w ramach Programu nie odbyły się z przyczyny leżących po stronie Organizatora, Organizator wskaże kolejny możliwy termin wydarzenia. Organizator poinformuje Zgłaszającego drogą elektroniczną (e-mail na adres wskazany w Zgłoszeniu) o wyznaczeniu kolejnego terminu.
  4. Osoby zgłaszające się do Programu do roli Mentora i Mentee poprzez akceptację niniejszego Regulaminu zobowiązują się do:
  • wzajemnego szacunku dla poświęconego czasu i pełnego zaangażowania w proces mentoringowy,
  • wywiązywania się z zadeklarowanych zobowiązań,
  • udziału w warsztatach szkoleniowych wchodzących w skład programu,
  • akceptacji faktu, że formuła spotkań będzie dostosowana do możliwości Mentora i Mentee.
  1. Do pełnienia funkcji mentora nie są wymagane certyfikaty mentoringowe. Kwalifikacja mentorów do programu odbywa się na podstawie deklarowanych kompetencji, przebiegu drogi zawodowej, rekomendacji i/lub  rozmów indywidualnych z przedstawicielami Organizatora i/lub Opiekunami Merytorycznymi.
 

5. Jakość Programu

 
  1. Organizator zapewnia jakość merytoryczną organizowanego Programu Mentoringowego, poprzez zaangażowanie Opiekunów Merytorycznych i trenerów oraz Koordynatora Programu posiadających odpowiednie doświadczenie.
  2. Organizator jest otwarty na zgłaszane przez uczestników uwagi oraz sugestie zarówno w trakcie Programu, jak również po jego zakończeniu.
  3. W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do jakości Programu, doboru Mentora lub Mentee albo przebiegu indywidualnych sesji mentoringowych uczestnicy proszeni są o niezwłoczny kontakt z Organizatorem, pod adresem: mentoring@poland.iiba.org  
 
 

§ 6. Rezygnacja z udziału w Programie lub jego przerwanie

 
 
  1. Mentee będącemu osobą prywatną przysługuje prawo odstąpienia w terminie 14 dni od zawarcia umowy, za który uważa się przekazanie mailowej informacji o kwalifikacji do programu wraz z podaniem danych Mentora.
  2. W przypadku rezygnacji Mentee z uczestnictwa w Programie w terminie: do 10 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia Programu - Organizator zwraca 100% wpłaconych środków na poczet uczestnictwa w Programie, w terminie krótszym niż 10 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia Programu lub po jego starcie wniesiona Opłata Administracyjna nie będzie zwracana.
  3. Rezygnacja z udziału przyjmowana jest drogą mailową na adres e-mail: mentoring@poland.iiba.org   
  4. Za termin wpłynięcia rezygnacji przyjmujemy datę skutecznego dostarczenia formularza rezygnacji Organizatorowi – od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
  5. Odbiór formularza rezygnacji musi zostać potwierdzony przez Organizatora.
  6. W przypadku rezygnacji Mentee Organizator dołoży starań, aby zaproponować Mentorowi innego Mentee spełniającego kryteria doboru par.
  7. W przypadku ważnych wydarzeń takich jak choroba, wypadek, które fizycznie uniemożliwiają kontynuowanie procesu mentoringowego, należy skontaktować się niezwłocznie z Organizatorem. W tych przypadkach Organizator może dopuścić możliwość przełożenia udziału na kolejną edycję Programu.
  8. W przypadku kłopotów z kontaktem z Mentorem lub innych przyczyn leżących po stronie Mentora a uniemożliwiających kontynuowanie procesu, Mentee powinien niezwłocznie poinformować Organizatora. Organizator ma prawo zaproponować nowego Mentora. W tym przypadku rezygnacja i zwrot Opłaty Administracyjnej są możliwe, jeśli Organizator nie znajdzie innego Mentora odpowiadającego potrzebom Mentee.
 

§ 7. Dane osobowe

 
  1. Administratorem danych osobowych uczestników Programu jest IIBA Poland Chapter.
  2. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy, szkolenia, obsługi zgłoszenia a podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 punkt b) RODO - czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub i art. 6 ust. 1 a) RODO – czyli wyrażona dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą.
  3. Odbiorcami danych będą pracownicy lub współpracownicy, firmy wspierające w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usług świadczonych na podstawie Regulaminu.
  4. Baza danych osobowych Uczestników lub Zgłaszających podlega ochronie prawnej.
  5. Dane te są szczególnie chronione i zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych.  
  6. Uczestnikowi lub Zgłaszającemu przysługuje prawo wglądu do przesłanych danych i możliwość żądania ich uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania oraz czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania lub ich usunięcia.
  7. Skorzystanie z prawa usunięcia własnych danych osobowych jest równoznaczne z rezygnacją z usług świadczonych przez Organizatora.
  8. Okresy retencji danych osobowych – przechowywania danych:
  • dane do kontaktów marketingowych zostaną usunięte niezwłocznie po zgłoszeniu sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania – wycofanie udzielonej zgody,
  • dane finansowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych,
  • dane związane z wykonywaniem umów będą przetrzymywane przez okres wynikający z przepisów praw konsumenckich – okres zgłaszania reklamacji.
  1. Uczestnicy programu mają prawo do wniesienia skargi w zakresie przetwarzania swoich danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego biuro mieści się przy ul. Stawki 2, 00- 193 Warszawa.
 

§ 8. Poufność

 
  1. Mentor po otrzymaniu aplikacji przydzielonego mu Mentee, zobowiązuje się do zachowania poufności danych na zasadach: Treści zawarte w dokumentach są ściśle poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim.
  2. Przez cały okres realizacji usługi Mentor zobowiązuje się do zachowania danych Mentee w poufności, dotyczy to zarówno danych występujących w formie elektronicznej jak i papierowej. Dane osobowe w wersji elektronicznej mogą występować jedynie w zaszyfrowanych plikach, natomiast dane papierowe muszą być przechowywane w miejscach bezpiecznych w zamykanych na klucz szafach lub szufladach.
  3. Komputer używany przez Mentora do przetwarzania danych Mentee powinien mieć oprogramowanie antywirusowe, automatycznie i systematycznie aktualizowane, aktualne oprogramowanie systemowe również automatycznie i systematycznie aktualizowane oraz zabezpieczone loginem i hasłem. Jeżeli komputer podłączony jest do sieci Internet, dostęp do komputera powinien również być odpowiednio zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem. Komputer i użyte programy powinny być legalnie zakupione i posiadać legalną licencję.
  4. W przypadku zgłoszenia skarg, uwag lub wniosków przez Mentee lub pracodawcę Mentee lub Urząd Ochrony Danych Osobowych lub inny podmiot w zakresie przetwarzania danych osobowych Mentor ma obowiązek natychmiast zgłosić to e-mailowo do Organizatora oraz udzielić mu wszelkich posiadanych informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych i bezpieczeństwem ich przetwarzania.
  5. Po zakończeniu pracy z Mentee Mentor ma obowiązek oddania wszystkich danych zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej uprawnionej osobie wskazanej przez organizatora, a dane z własnych nośników lub dane w innych formach papierowych musi skutecznie zniszczyć, jednocześnie wszelkie dane związane z Mentee jak i sposoby ich zabezpieczania i przetwarzania są objęte ścisłą poufnością bezterminową i nie mogą zostać ujawnione.
  6. IIBA Poland Chapter ma prawo do kontroli powyższych zasad przetwarzania danych osobowych.
  7. Dotyczy poufności w trakcie procesu: Administratorem danych osobowych uczestników Programu jest IIBA Poland Chapter Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy, szkolenia, obsługi zgłoszenia a podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 pkt b) RODO - czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub i art. 6 ust. 1 a) RODO – czyli wyrażona dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą.
  8. Uczestnicy Programu Mentoringowego na etapie aplikacji do Programu wyrazili zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych do celów kwalifikacji i udziału w Programie Mentoringowym oraz kontakt za pośrednictwem e-maila i telefonu ze strony IIBA Poland Chapter
  9. Dane osobowe uczestników programu zostały przez nich podane dobrowolnie.
  10. Uczestnicy Programu mają prawo do dostępu i poprawiania swoich danych osobowych oraz dostania ich kopii, ograniczenia przetwarzania danych, żądania usunięcia lub przeniesienia danych.
  11. Odbiorcami danych będą pracownicy lub współpracownicy IIBA Poland Chapter, firmy wspierające w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usług świadczonych na podstawie Regulaminu w szczególności firmie zajmującej się wydrukiem certyfikatów dla Uczestników oraz przedsiębiorcom pośredniczącym w zamawianiu usług kurierskich, Poczcie Polskiej, firmom kurierskim w celu nadania przesyłki, firmy informatyczne, itp. Dane uczestników Programu będą przetwarzane przez administratora do czasu zgłoszenia żądania o ich usunięcie chyba, że inne przepisy prawa stanowią inaczej.
  12. Okresy retencji danych osobowych – przechowywania danych:
  • dane do kontaktów marketingowych zostaną usunięte niezwłocznie po zgłoszeniu sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania – wycofanie udzielonej zgody,
  • dane finansowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych,
  • dane związane z wykonywaniem umów będą przetrzymywane przez okres wynikający z przepisów praw konsumenckich – okres zgłaszania reklamacji.
  1. Uczestnicy Programu mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego biuro mieści się przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, w zakresie przetwarzania waszych danych osobowych.
  2. Uczestnicy Programu zobowiązują się do poufności otrzymanych danych osobowych, dokumentów procesowych oraz innych informacji określonych przez strony jako poufne. W szczególności Uczestnicy zobowiązują się do niepublikowania w internecie, mediach społecznościowych itp. informacji o toczącym się procesie mentoringowym z podaniem personaliów drugiej strony – chyba, że zostało to między stronami uzgodnione.
  3. Uczestnicy Programu przyjmują do wiadomości, że niedozwolone jest: nagrywanie lub transmitowanie online spotkań odbywających się w ramach projektu bez wiedzy i zgody Organizatora ji, udostępnianie osobom nie biorącym udziału w projekcie.
  4. Dokumenty podpisane między stronami są ściśle poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim, chyba że Pracodawca kierujący Mentee do Programu zastrzegł sobie prawo wglądu do Kontraktu, Celów Procesu i Raportu Końcowego – o czym Mentee ma obowiązek poinformować Mentora w ramach pierwszego spotkania, a informacja ta powinna znaleźć się w Kontrakcie .
  5. IIBA Poland Chapter dokumenty procesowe traktuje jako poufne i wykorzystuje je jedynie do celu potwierdzenia toczenia się procesów mentoringowych.  
  6. W przypadku Mentees zgłoszonych do Programu przez pracodawcę, konieczne jest potwierdzenie zakresu Poufności procesów mentoringowych między Mentee a Pracodawcą.Na życzenie pracodawca może otrzymać na koniec programu informację o aktywności Mentee w Programie, tj. o ilości odbytych sesji indywidualnych, obecności na warsztatach szkoleniowych lub celach, nad którymi pracował Mentee. Informacja ta zostanie potwierdzona pisemnie między stronami w Kontrakcie podpisywanym na początku procesu mentoringowego.
  7. Wszelkie dokumenty procesowe przekazywane Organizatorowi, w tym Kontrakt i Raport Końcowy, są dokumentami poufnymi i zbieranymi jedynie na potrzeby wewnętrznej kontroli przebiegu procesów i nie będą udostępniane Pracodawcy ani innym podmiotom, za wyjątkiem sytuacji opisanej w pkcie 18.

§ 9. Reklamacje

 
  1. Reklamacje można zgłaszać w formie pisemnej nie później niż 10 dni roboczych od daty zakończenia Programu na adres mailowy mentoring@poland.iiba.org .Organizator rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni roboczych od daty jej otrzymania, a następnie prześle uczestnikowi odpowiedź, wskazującą rozstrzygnięcie oraz uzasadnienie.
 

§ 10. Postanowienia końcowe

 
  1. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 01.09.2024 r. do odwołania.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem, zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.  
 

Terms and Conditions of the Mentoring Program

 

§ 1. General Provisions

 

  1. These terms and conditions outline the rules for participation in the 2nd edition of the Mentoring Program organized by IIBA Poland Chapter.
  2. The terms used in these regulations mean:
  • Organizer – IIBA Poland Chapter;
  • Mentoring – a service that involves the Mentor supporting the Mentee in achieving professional goals by utilizing the Mentee's potential and the Mentor's experience;
  • Mentor – an unpaid participant in the Mentoring Program providing free mentoring services to the Mentee;
  • Mentee – a paying participant in the Mentoring Program receiving mentoring services from the Mentor;
  • Program Supervisor – a person overseeing the substantive correctness of the Mentoring Program and the workshops;
  • Program – the mentoring program organized by the Organizer under the conditions specified in these Terms and Conditions of the 1st edition of the Mentoring Program;
  • Mentoring Sessions – individual meetings between the Mentor and the Mentee, during which the Mentor provides mentoring services to the Mentee;
  • Applicant to the Program, hereinafter referred to as the Applicant – a natural or legal person obligated to pay the participation fee or delegating Mentees from an organization;
  • Administrative Fee – the fee for participation in the Program, applicable to participants taking part as Mentees;
  • Application – the application submitted by the Mentee and Mentor to participate in the Mentoring Program via the online form available on the website https://www.poland.iiba.org (submission of the application does not guarantee acceptance into the Program).
  • GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).
 
 
 

§ 2. Application to the Mentoring Program

 

 

 

  1. The recruitment period runs from 11.09.2024 12:00 to 15.11.2024 23:59.
  2. Applications can be made via the Application Form available on the Organizer’s website at: https://poland.iiba.org/
  3. Submission of the completed Application Form constitutes an obligation to participate in the Program in the event of a positive qualification outcome and to adhere to these Terms and Conditions.
  4. For Mentees, submitting the Application Form also constitutes an obligation to pay the Administrative Fee in the event of a positive qualification outcome.
  5. After submitting the Application Form, the applicant will receive confirmation of receipt via email to the address provided in the application.
  6. Information about qualification to the Program and the details of the person selected for collaboration as a result of the matching process will be sent electronically (to the email provided in the application) to both the Mentor and Mentee after the matching process is completed, no later than 27.11.2024. Any changes in the mentoring pairs will be communicated up until the start of the program on 03.12.2024.
  7. The Applicant is obliged to pay the Administrative Fee to the bank account number 17109023980000000155171631 (Stowarzyszenie IIBA Poland Chapter) by 30.11.2024 at the latest. The invoice number should be included in the payment title.
 
 

§ 3. Qualification Conditions for the Program

 

  1. Due to the limited number of places, the Organizer reserves the right not to accept all applicants to the Program, and the lack of acceptance does not oblige the Organizer to explain the reasons for refusal.
  2. The key criterion for participant qualification will be the optimal pairing of Mentor and Mentee based on the Application Forms, as determined by the Program Project Team using the Organizer's proprietary method.
  3. In case of doubts regarding the best match for a mentoring pair, the Organizer reserves the right to request additional information via phone or email.
  4. Those who submit applications after the recruitment deadline or are not matched with a partner during the pairing process will be placed on a reserve list and may be invited to participate in the Program at a later date if opportunities arise
 
 

§ 4. Conditions for the Mentoring Program

 
 
  1. Participation in the Program includes:
  • Professional oversight from Program Supervisors, including consultation opportunities in case of challenges or difficulties arising in the mentoring processes,
  • Coordination by the Organizer's coordinator,
  • Access to training materials during the Program,
  • A minimum of six individual mentoring sessions between the Mentor and Mentee,
  • For Mentees: five substantive workshops, one joint Mentor & Mentee meeting, as well as the Program’s opening and closing events,
  • For Mentors: five substantive workshops, four remote intervisions, one joint Mentor & Mentee meeting, and the Program’s opening and closing events,
  • Training materials,
  • A certificate of completion of the Mentoring Program.
  1. Workshops and meetings within the Mentoring Program are intended for all Mentees and Mentors qualified for the Program.
  2. The meetings will be held:
  • According to the project schedule provided by the Organizer upon qualification to the Program,
  • In an online workshop format.
  1. The Administrative Fee applies to Mentees. The fee is: PLN 477.60 for IIBA Poland Chapter members and PLN 597 for other participants.
  2. The Organizer reserves the right to cancel or postpone the Program's start date for important reasons beyond the Organizer's control, with notification provided no later than 15 business days before the Program begins. Participants will be promptly informed via email (to the email address provided in the application).
  3. If the Program or a workshop does not take place due to reasons attributable to the Organizer, the Organizer will propose an alternative date. The Applicant will be informed via email (to the email address provided in the application).
  4. Participants applying to the Program as Mentors or Mentees, by accepting these Terms and Conditions, agree to:
  • Mutual respect for the time invested and full commitment to the mentoring process,
  • Fulfilling declared commitments,
  • Participating in the training workshops that are part of the Program,
  • Accepting that the meeting format will be adapted to the availability of the Mentor and Mentee.
    No mentoring certificates are required to act as a mentor.
  1. Mentor qualification for the Program is based on declared competencies, career background, recommendations, and/or individual interviews with the Organizer’s representatives and/or Program Supervisors.
 

§ 5. Program Quality

 
  1. The Organizer ensures the substantive quality of the Mentoring Program by engaging Subject Matter Supervisors, trainers, and a Program Coordinator with appropriate experience.
  2. The Organizer is open to feedback and suggestions from participants both during and after the Program.
  3. In case of any concerns regarding the quality of the Program, the selection of the Mentor or Mentee, or the course of individual mentoring sessions, participants are asked to contact the Organizer immediately at: mentoring@poland.iiba.org.
 

§ 6. Withdrawal from or Termination of Participation in the Program

 
  1. A Mentee who is a private individual has the right to withdraw within 14 days from the conclusion of the agreement, which is considered to be the date of receiving an email confirmation of qualification to the program, along with the Mentor's details.
  2. In case of the Mentee’s withdrawal from the Program:Up to 10 business days before the Program start date – the Organizer will refund 100% of the payment made towards participation in the Program. In less than 10 business days before the Program start date or after its commencement – the Administrative Fee will not be refunded.
  3. Withdrawal from participation is accepted via email at: mentoring@poland.iiba.org.
  4. The effective date of the withdrawal will be considered the date of successful delivery of the withdrawal form to the Organizer, from Monday to Friday (excluding public holidays).
  5. The receipt of the withdrawal form must be confirmed by the Organizer.
  6. In the event of the Mentee’s withdrawal, the Organizer will make efforts to offer the Mentor another Mentee who meets the pairing criteria.
  7. In the case of significant events such as illness or accident that physically prevent the continuation of the mentoring process, immediate contact with the Organizer is required. In such cases, the Organizer may allow the possibility of postponing participation to the next edition of the Program.
  8. If there are issues with contacting the Mentor or other reasons on the Mentor's side that prevent the continuation of the process, the Mentee should inform the Organizer immediately. The Organizer has the right to propose a new Mentor. In such a case, withdrawal and a refund of the Administrative Fee are possible if the Organizer cannot find another Mentor matching the Mentee's needs.

 

§ 7. Personal Data

 
  1. The administrator of the personal data of Program participants is IIBA Poland Chapter.
  2. The purpose of processing personal data is the fulfillment of the agreement, training, and handling of applications. The basis for processing personal data is Article 6(1)(b) of GDPR – meaning that processing is necessary to perform the agreement, or Article 6(1)(a) of GDPR – voluntary consent of the data subject.
  3. The recipients of the data will be employees or collaborators, as well as companies supporting the proper execution of services provided under the Terms and Conditions.
  4. The personal data database of Participants or Applicants is legally protected.
  5. These data are especially safeguarded and secured against unauthorized access.
  6. Participants or Applicants have the right to access their data, request its supplementation, updating, correction, and temporary or permanent cessation of processing, or deletion. Exercising the right to delete personal data is equivalent to withdrawing from the services provided by the Organizer.
  7. Data retention periods:
  • Marketing contact data will be deleted immediately after an objection to further processing or withdrawal of consent.
  • Financial data will be stored for the period required by tax regulations.
  • Data related to the execution of agreements will be retained for the period required by consumer law – the period for submitting complaints.
  1. Program participants have the right to file a complaint regarding the processing of their personal data with the President of the Office for Personal Data Protection, whose office is located at ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw.
 

§ 8. Confidentiality

  1. Upon receiving the application of the assigned Mentee, the Mentor commits to maintaining the confidentiality of the data as follows: The content of the documents is strictly confidential and will not be disclosed to third parties.
  2. Throughout the service period, the Mentor commits to maintaining the confidentiality of the Mentee's data, both in electronic and paper form. Personal data in electronic form can only be stored in encrypted files, while paper data must be kept in secure places, locked in cabinets or drawers.
  3. The computer used by the Mentor to process the Mentee's data must have antivirus software that is automatically and regularly updated, as well as current system software that is also automatically and regularly updated, and secured with a login and password. If the computer is connected to the Internet, it must also be adequately secured against unauthorized access. The computer and any programs used must be legally purchased and have a valid license.
  4. In case of any complaints, comments, or requests made by the Mentee, the Mentee's employer, the Office for Personal Data Protection, or any other entity concerning the processing of personal data, the Mentor is required to immediately report this to the Organizer via email and provide all information related to the processing and security of personal data.
  5. After completing work with the Mentee, the Mentor is required to hand over all data, both electronic and paper versions, to a person designated by the Organizer, and to securely destroy any data on personal storage or in other paper forms. At the same time, all data related to the Mentee, as well as methods of securing and processing it, are subject to indefinite confidentiality and cannot be disclosed.
  6. IIBA Poland Chapter reserves the right to control the above data processing rules.
  7. Regarding confidentiality during the process:The administrator of the personal data of Program participants is IIBA Poland Chapter. The purpose of processing personal data is to fulfill the agreement, training, and handling of applications. The basis for processing personal data is Article 6(1)(b) of GDPR – meaning that processing is necessary to perform the agreement, or Article 6(1)(a) of GDPR – voluntary consent of the data subject.
  8. Participants of the Mentoring Program, at the application stage, consented to the processing of their personal data for the purposes of qualification and participation in the Mentoring Program, as well as for communication via email and phone by IIBA Poland Chapter. The personal data of program participants was provided voluntarily.
  9. Program participants have the right to access and correct their personal data, obtain copies, limit the processing of data, request deletion, or transfer of data.
  10. The recipients of the data will be employees or collaborators of IIBA Poland Chapter, as well as companies supporting the proper execution of services provided under the Terms and Conditions, particularly companies responsible for printing certificates for Participants and intermediaries in courier services, Polish Post, courier companies for sending parcels, IT companies, etc. The participants' data will be processed by the administrator until a request for deletion is submitted unless other legal regulations apply.
  11. Data retention periods:
  • Marketing contact data will be deleted immediately after an objection to further processing or withdrawal of consent.
  • Financial data will be stored for the period required by tax regulations.
  • Data related to the execution of agreements will be retained for the period required by consumer law – the period for submitting complaints.
  1. Program participants have the right to file a complaint with the supervisory authority – the President of the Office for Personal Data Protection, whose office is located at ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, regarding the processing of their personal data.
  2. Program participants commit to maintaining the confidentiality of the personal data received, process documents, and other information deemed confidential by the parties. In particular, participants commit to not publishing information about the ongoing mentoring process, including the personal details of the other party, online, on social media, etc., unless this has been agreed upon by the parties.
  3. Participants acknowledge that it is prohibited to record or transmit online meetings conducted as part of the project without the Organizer's knowledge and consent, or to share them with individuals not involved in the project.
  4. Documents signed between the parties are strictly confidential and will not be disclosed to third parties unless the Employer referring the Mentee to the Program has reserved the right to review the Contract, Process Goals, and Final Report, which the Mentee is required to inform the Mentor about during the first meeting. This information should be included in the Contract.
  5. IIBA Poland Chapter treats process documents as confidential and uses them solely for confirming the progress of mentoring processes.
  6. In the case of Mentees referred to the Program by an employer, it is necessary to confirm the scope of confidentiality of mentoring processes between the Mentee and the Employer. Upon request, the employer may receive information at the end of the program about the Mentee's activity in the Program, such as the number of individual sessions attended, participation in training workshops, or the goals the Mentee worked on. This information will be confirmed in writing between the parties in the Contract signed at the start of the mentoring process.
  7. All process documents submitted to the Organizer, including the Contract and Final Report, are confidential and collected solely for internal process control and will not be disclosed to the Employer or other entities, except as described in point 18.
 

§ 9. Complaints

  1. Complaints can be submitted in writing no later than 10 business days from the end date of the Program to the email address mentoring@poland.iiba.org. The Organizer will review the complaint within 14 business days from the date of its receipt and will then send the participant a response, indicating the decision and its justification.
 

§ 10. Final Provisions

  1. These regulations are valid from September 1, 2024, until further notice.
  2. The Organizer reserves the right to make changes to the regulations, subject to mandatory legal provisions.
  3. In matters not regulated by these regulations, the provisions of the Civil Code shall apply.