REGULAMIN Programu Mentoringowego

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady udziału w II edycji Programu Mentoringowego organizowanego przez IIBA Poland Chapter.
2. Użyte w regulaminie zwroty oznaczają:

• Organizator – IIBA Poland Chapter;
• Mentoring – usługa polegająca na wsparciu przez Mentora osiągania celów zawodowych przez Mentee, przy wykorzystaniu potencjału Mentee i doświadczenia Mentora;
• Mentor – osoba biorąca udział w Programie Mentoringowym w charakterze nieodpłatnego uczestnika, świadczącego nieodpłatnie usługi mentoringu dla Mentee;
• Mentee – osoba biorąca udział w Programie Mentoringowym w charakterze odpłatnego uczestnika, pobierającego usługi mentoringu od Mentora;
• Opiekun Merytoryczny – osoba sprawująca opiekę merytoryczną nad prawidłowym przebiegiem Programu Mentoringowego oraz warsztatów merytorycznych;
• Program – oznacza program mentoringowy organizowany przez Organizatora na warunkach określonych w niniejszych Regulaminie II edycji Programu Mentoringowego;
• Sesje mentoringowe – indywidualne spotkania Mentora i Mentee, podczas których świadczone są przez Mentora usługi mentoringu dla Mentee;
• Zgłaszający do Programu, zwany dalej Zgłaszającym – osoba fizyczna lub prawna, zobowiązana do uiszczenia należności za swój udział w Programie lub delegująca Mentees z organizacji; Opłata administracyjna – opłata za udział w Programie, obowiązująca uczestników biorących udział jako Mentee; Zgłoszenie – wypełniona przez Mentee oraz Mentora aplikacja do udziału w Programie Mentoringowym za pośrednictwem formularza online zamieszczonego na stronie internetowej https://www.poland.iiba.org/  (przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem do Programu).
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 2. Zgłoszenie udziału do Programu Mentoringowego

1. Rekrutacja trwa od 11.09.2024 12:00 r. do 15.11.2024 r. 23:59.
2. Zgłoszenia udziału można dokonać poprzez Formularz Zgłoszeniowy na stronie internetowej Organizatora pod adresem: https://poland.iiba.org/.
3. Przesłanie wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z zobowiązaniem do udziału w Programie w przypadku pozytywnego wyniku procesu kwalifikacji oraz do przestrzegania niniejszego Regulamin.
4. W  przypadku Mentee przesłanie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne także ze zobowiązaniem do wniesienia Opłaty administracyjnej w przypadku pozytywnego wyniku procesu kwalifikacji.
5. Po przesłaniu Formularza Zgłoszeniowego aplikujący do Programu otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.
6. Informacja o kwalifikacji do Programu oraz dane osoby wybranej do współpracy w wyniku procesu parowania zostaną wysłane w formie elektronicznej (email wskazany w Zgłoszeniu) do Mentora i Mentee po zakończeniu procesu parowania, tj. najpóźniej do 27.11.2024, a w przypadku ewentualnych zmian w parach – do daty rozpoczęcia programu, tj. 03.12.2024
7. Opłatę administracyjną Zgłaszający zobowiązany jest wnieść na rachunek bankowy nr 17109023980000000155171631 (Stowarzyszenie IIBA Poland chapter) najpóźniej do dnia 30.11.2024 W tytule płatności należy podać nr faktury.

§ 3. Warunki kwalifikacji do Programu

1. W związku z ograniczoną ilością miejsc, realizator Programu Mentoringowego zastrzega możliwość, że nie wszyscy aplikujący do Programu będą do niego przyjęci, a brak przyjęcia nie zobowiązuje Organizatora do udzielenia wyjaśnień przyczyn odmowy.
2. Decydujące znaczenie przy kwalifikacji uczestników będzie miał dobór optymalnych par Mentor – Mentee na podstawie Formularzy Zgłoszeniowych, następujący w wyniku pracy Zespołu Projektowego Programu i według metody będącej własnością intelektualną Organizatora.
3. W przypadku wątpliwości co do doboru najlepszej osoby do współpracy w parze mentoringowej Organizator zastrzega sobie prawo do uzyskania dodatkowych informacji drogą telefoniczną lub mailową.
4. Osoby, które prześlą Zgłoszenie po terminie zamknięcia rekrutacji lub też nie zostaną im dobrane pary w procesie doboru par mentoringowych, będą umieszczone na liście rezerwowej i mogą zostać zaproszone do udziału w Programie w przypadku pojawienia się takiej możliwości w późniejszym terminie.

§ 4. Warunki realizacji Programu Mentoringowego

1. Udział w Programie obejmuje:

• opiekę merytoryczną Opiekunów Merytorycznych, w tym możliwość konsultacji w przypadku trudności czy wyzwań pojawiających się w procesach mentoringowych,
• prowadzenie projektu przez koordynatora Organizatora,
• dostęp, w trakcie trwania Programu, materiałów merytorycznych;
• min. 6 indywidualnych sesji mentoringowych w parze Mentor – Mentee (10h),
• w przypadku Mentee: 5 warsztaty merytoryczne, 1 wspólne spotkanie Mentorów & Mentees oraz otwarcie i zamknięcie Programu,
• w przypadku Mentora: 5  warsztaty merytoryczne, 4 zdalne interwizje, 1 wspólne spotkanie Mentorów & Mentees oraz otwarcie i zamknięcie Programu,
• materiały szkoleniowe,
• dyplom ukończenia Programu Mentoringowego.

2. Warsztaty i spotkania w ramach Programu Mentoringowego przeznaczone są dla wszystkich Mentees i Mentorów zakwalifikowanych do Programu.
3. Spotkania w ramach Programu Mentoringowego będą realizowane:

• zgodnie z harmonogramem projektu przekazanym przez Organizatora przy informacji o kwalifikacji do Programu,  
• w formie warsztatu on-line,

4. Opłata administracyjna obowiązuje Mentee. Jej wysokość wynosi: 477,60 zł dla członków IIBA Poland Chapter i 597zł dla pozostałych uczestników.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu startu Programu Mentoringowego z ważnych przyczyn niezależnych od organizatora w terminie do 15 dni roboczych przed rozpoczęciem Programu. Uczestnicy zostaną o tym niezwłocznie poinformowani drogą elektroniczną (e- mailem na adres wskazany w Zgłoszeniu)
6. W przypadku, gdyby rozpoczęcie Programu lub warsztat w ramach Programu nie odbyły się z przyczyny leżących po stronie Organizatora, Organizator wskaże kolejny możliwy termin wydarzenia. Organizator poinformuje Zgłaszającego drogą elektroniczną (e-mail na adres wskazany w Zgłoszeniu) o wyznaczeniu kolejnego terminu.
7. Osoby zgłaszające się do Programu do roli Mentora i Mentee poprzez akceptację niniejszego Regulaminu zobowiązują się do:

• wzajemnego szacunku dla poświęconego czasu i pełnego zaangażowania w proces mentoringowy,
• wywiązywania się z zadeklarowanych zobowiązań,
• udziału w warsztatach szkoleniowych wchodzących w skład programu,
• akceptacji faktu, że formuła spotkań będzie dostosowana do możliwości Mentora i Mentee.

7. Do pełnienia funkcji mentora nie są wymagane certyfikaty mentoringowe. Kwalifikacja mentorów do programu odbywa się na podstawie deklarowanych kompetencji, przebiegu drogi zawodowej, rekomendacji i/lub  rozmów indywidualnych z przedstawicielami Organizatora i/lub Opiekunami Merytorycznymi.

5. Jakość Programu

1. Organizator zapewnia jakość merytoryczną organizowanego Programu Mentoringowego, poprzez zaangażowanie Opiekunów Merytorycznych i trenerów oraz Koordynatora Programu posiadających odpowiednie doświadczenie.
2. Organizator jest otwarty na zgłaszane przez uczestników uwagi oraz sugestie zarówno w trakcie Programu, jak również po jego zakończeniu.
3. W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do jakości Programu, doboru Mentora lub Mentee albo przebiegu indywidualnych sesji mentoringowych uczestnicy proszeni są o niezwłoczny kontakt z Organizatorem, pod adresem: mentoring@poland.iiba.org  

§ 6. Rezygnacja z udziału w Programie lub jego przerwanie

1. Mentee będącemu osobą prywatną przysługuje prawo odstąpienia w terminie 14 dni od zawarcia umowy, za który uważa się przekazanie mailowej informacji o kwalifikacji do programu wraz z podaniem danych Mentora.
2. W przypadku rezygnacji Mentee z uczestnictwa w Programie w terminie: do 10 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia Programu - Organizator zwraca 100% wpłaconych środków na poczet uczestnictwa w Programie, w terminie krótszym niż 10 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia Programu lub po jego starcie wniesiona Opłata Administracyjna nie będzie zwracana.
3. Rezygnacja z udziału przyjmowana jest drogą mailową na adres e-mail: mentoring@poland.iiba.org   
4. Za termin wpłynięcia rezygnacji przyjmujemy datę skutecznego dostarczenia formularza rezygnacji Organizatorowi – od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
5. Odbiór formularza rezygnacji musi zostać potwierdzony przez Organizatora.
6. W przypadku rezygnacji Mentee Organizator dołoży starań, aby zaproponować Mentorowi innego Mentee spełniającego kryteria doboru par.
7. W przypadku ważnych wydarzeń takich jak choroba, wypadek, które fizycznie uniemożliwiają kontynuowanie procesu mentoringowego, należy skontaktować się niezwłocznie z Organizatorem. W tych przypadkach Organizator może dopuścić możliwość przełożenia udziału na kolejną edycję Programu.
8. W przypadku kłopotów z kontaktem z Mentorem lub innych przyczyn leżących po stronie Mentora a uniemożliwiających kontynuowanie procesu, Mentee powinien niezwłocznie poinformować Organizatora. Organizator ma prawo zaproponować nowego Mentora. W tym przypadku rezygnacja i zwrot Opłaty Administracyjnej są możliwe, jeśli Organizator nie znajdzie innego Mentora odpowiadającego potrzebom Mentee.

§ 7. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników Programu jest IIBA Poland Chapter.
2. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy, szkolenia, obsługi zgłoszenia a podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 punkt b) RODO - czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub i art. 6 ust. 1 a) RODO – czyli wyrażona dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą.
3. Odbiorcami danych będą pracownicy lub współpracownicy, firmy wspierające w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usług świadczonych na podstawie Regulaminu.
4. Baza danych osobowych Uczestników lub Zgłaszających podlega ochronie prawnej.
5. Dane te są szczególnie chronione i zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych.  
6. Uczestnikowi lub Zgłaszającemu przysługuje prawo wglądu do przesłanych danych i możliwość żądania ich uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania oraz czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania lub ich usunięcia.
7. Skorzystanie z prawa usunięcia własnych danych osobowych jest równoznaczne z rezygnacją z usług świadczonych przez Organizatora.
8. Okresy retencji danych osobowych – przechowywania danych:

• dane do kontaktów marketingowych zostaną usunięte niezwłocznie po zgłoszeniu sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania – wycofanie udzielonej zgody,
• dane finansowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych,
• dane związane z wykonywaniem umów będą przetrzymywane przez okres wynikający z przepisów praw konsumenckich – okres zgłaszania reklamacji.

8. Uczestnicy programu mają prawo do wniesienia skargi w zakresie przetwarzania swoich danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego biuro mieści się przy ul. Stawki 2, 00- 193 Warszawa.

§ 8. Poufność

1. Mentor po otrzymaniu aplikacji przydzielonego mu Mentee, zobowiązuje się do zachowania poufności danych na zasadach: Treści zawarte w dokumentach są ściśle poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim.
2. Przez cały okres realizacji usługi Mentor zobowiązuje się do zachowania danych Mentee w poufności, dotyczy to zarówno danych występujących w formie elektronicznej jak i papierowej. Dane osobowe w wersji elektronicznej mogą występować jedynie w zaszyfrowanych plikach, natomiast dane papierowe muszą być przechowywane w miejscach bezpiecznych w zamykanych na klucz szafach lub szufladach.
3. Komputer używany przez Mentora do przetwarzania danych Mentee powinien mieć oprogramowanie antywirusowe, automatycznie i systematycznie aktualizowane, aktualne oprogramowanie systemowe również automatycznie i systematycznie aktualizowane oraz zabezpieczone loginem i hasłem. Jeżeli komputer podłączony jest do sieci Internet, dostęp do komputera powinien również być odpowiednio zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem. Komputer i użyte programy powinny być legalnie zakupione i posiadać legalną licencję.
4. W przypadku zgłoszenia skarg, uwag lub wniosków przez Mentee lub pracodawcę Mentee lub Urząd Ochrony Danych Osobowych lub inny podmiot w zakresie przetwarzania danych osobowych Mentor ma obowiązek natychmiast zgłosić to e-mailowo do Organizatora oraz udzielić mu wszelkich posiadanych informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych i bezpieczeństwem ich przetwarzania.
5. Po zakończeniu pracy z Mentee Mentor ma obowiązek oddania wszystkich danych zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej uprawnionej osobie wskazanej przez organizatora, a dane z własnych nośników lub dane w innych formach papierowych musi skutecznie zniszczyć, jednocześnie wszelkie dane związane z Mentee jak i sposoby ich zabezpieczania i przetwarzania są objęte ścisłą poufnością bezterminową i nie mogą zostać ujawnione.
6. IIBA Poland Chapter ma prawo do kontroli powyższych zasad przetwarzania danych osobowych.
7. Dotyczy poufności w trakcie procesu: Administratorem danych osobowych uczestników Programu jest IIBA Poland Chapter Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy, szkolenia, obsługi zgłoszenia a podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 pkt b) RODO - czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub i art. 6 ust. 1 a) RODO – czyli wyrażona dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą.
8. Uczestnicy Programu Mentoringowego na etapie aplikacji do Programu wyrazili zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych do celów kwalifikacji i udziału w Programie Mentoringowym oraz kontakt za pośrednictwem e-maila i telefonu ze strony IIBA Poland Chapter
9. Dane osobowe uczestników programu zostały przez nich podane dobrowolnie.
10. Uczestnicy Programu mają prawo do dostępu i poprawiania swoich danych osobowych oraz dostania ich kopii, ograniczenia przetwarzania danych, żądania usunięcia lub przeniesienia danych.
11. Odbiorcami danych będą pracownicy lub współpracownicy IIBA Poland Chapter, firmy wspierające w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usług świadczonych na podstawie Regulaminu w szczególności firmie zajmującej się wydrukiem certyfikatów dla Uczestników oraz przedsiębiorcom pośredniczącym w zamawianiu usług kurierskich, Poczcie Polskiej, firmom kurierskim w celu nadania przesyłki, firmy informatyczne, itp. Dane uczestników Programu będą przetwarzane przez administratora do czasu zgłoszenia żądania o ich usunięcie chyba, że inne przepisy prawa stanowią inaczej.
12. Okresy retencji danych osobowych – przechowywania danych:

• dane do kontaktów marketingowych zostaną usunięte niezwłocznie po zgłoszeniu sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania – wycofanie udzielonej zgody,
• dane finansowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych,
• dane związane z wykonywaniem umów będą przetrzymywane przez okres wynikający z przepisów praw konsumenckich – okres zgłaszania reklamacji.

13. Uczestnicy Programu mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego biuro mieści się przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, w zakresie przetwarzania waszych danych osobowych.
14. Uczestnicy Programu zobowiązują się do poufności otrzymanych danych osobowych, dokumentów procesowych oraz innych informacji określonych przez strony jako poufne. W szczególności Uczestnicy zobowiązują się do niepublikowania w internecie, mediach społecznościowych itp. informacji o toczącym się procesie mentoringowym z podaniem personaliów drugiej strony – chyba, że zostało to między stronami uzgodnione.
15. Uczestnicy Programu przyjmują do wiadomości, że niedozwolone jest: nagrywanie lub transmitowanie online spotkań odbywających się w ramach projektu bez wiedzy i zgody Organizatora ji, udostępnianie osobom nie biorącym udziału w projekcie.
16. Dokumenty podpisane między stronami są ściśle poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim, chyba że Pracodawca kierujący Mentee do Programu zastrzegł sobie prawo wglądu do Kontraktu, Celów Procesu i Raportu Końcowego – o czym Mentee ma obowiązek poinformować Mentora w ramach pierwszego spotkania, a informacja ta powinna znaleźć się w Kontrakcie .
17. IIBA Poland Chapter dokumenty procesowe traktuje jako poufne i wykorzystuje je jedynie do celu potwierdzenia toczenia się procesów mentoringowych.  
18. W przypadku Mentees zgłoszonych do Programu przez pracodawcę, konieczne jest potwierdzenie zakresu Poufności procesów mentoringowych między Mentee a Pracodawcą.Na życzenie pracodawca może otrzymać na koniec programu informację o aktywności Mentee w Programie, tj. o ilości odbytych sesji indywidualnych, obecności na warsztatach szkoleniowych lub celach, nad którymi pracował Mentee. Informacja ta zostanie potwierdzona pisemnie między stronami w Kontrakcie podpisywanym na początku procesu mentoringowego.
19. Wszelkie dokumenty procesowe przekazywane Organizatorowi, w tym Kontrakt i Raport Końcowy, są dokumentami poufnymi i zbieranymi jedynie na potrzeby wewnętrznej kontroli przebiegu procesów i nie będą udostępniane Pracodawcy ani innym podmiotom, za wyjątkiem sytuacji opisanej w pkcie 18.

§ 9. Reklamacje

1. Reklamacje można zgłaszać w formie pisemnej nie później niż 10 dni roboczych od daty zakończenia Programu na adres mailowy mentoring@poland.iiba.org .Organizator rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni roboczych od daty jej otrzymania, a następnie prześle uczestnikowi odpowiedź, wskazującą rozstrzygnięcie oraz uzasadnienie.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 01.09.2024 r. do odwołania.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem, zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.